Büroautomatisierung mit REST API: Wenn Webshops, Terminverwaltung und Buchhaltung zusammenarbeiten
Bestellungen prüfen, Termine abrechnen, Rechnungen erstellen, Vorgänge abschließen und Daten an die Buchhaltung übergeben: Was im Büroalltag schnell zu einer Folge immer gleicher Arbeitsschritte wird, lässt sich durch individuell entwickelte Software deutlich effizienter organisieren.
SYNTRONIQ hat dafür eine Windows-Anwendung entwickelt, die drei WooCommerce-Webshops und die Terminverwaltung cituro in einen gemeinsamen digitalen Arbeitsablauf einbindet. Über REST-Schnittstellen werden Bestellungen und stattgefundene Termine abgerufen, verarbeitet, Rechnungen erzeugt und die relevanten Daten für die weitere Verarbeitung in DATEV vorbereitet.
Wenn verschiedene Systeme dieselbe Büroarbeit mehrfach erzeugen
Digitale Systeme sparen nicht automatisch Arbeit. Gerade wenn mehrere Anwendungen parallel genutzt werden, entstehen häufig zwischen diesen Systemen neue manuelle Abläufe.
Bei drei WooCommerce-Shops bedeutet das beispielsweise: Bestellungen öffnen, Kundendaten kontrollieren, Zahlarten prüfen, Rechnungen erstellen, Vorgänge abschließen und anschließend den Bearbeitungsstatus in jedem einzelnen Shop aktualisieren.
Gleichzeitig liegen in einer Terminverwaltungssoftware wie cituro bereits alle Informationen darüber vor, welche Termine tatsächlich stattgefunden haben. Werden daraus Honorarrechnungen bislang noch manuell erstellt, werden bereits vorhandene Daten ein weiteres Mal von Hand bearbeitet.
Genau an diesem Punkt lohnt es sich, nicht nur einzelne Arbeitsschritte schneller zu machen, sondern den gesamten Prozess als zusammenhängenden Datenfluss zu betrachten.
Die entscheidende Frage lautet nicht: Wie erledigen wir diese Arbeit schneller? Sondern: Warum sollten Informationen, die bereits digital vorhanden sind, überhaupt noch einmal manuell übertragen werden?
REST APIs verbinden vorhandene Software mit dem eigenen Workflow
Sowohl moderne Webshops als auch viele Cloud-Anwendungen stellen Programmierschnittstellen bereit. Über solche REST APIs können Daten automatisiert zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.
Bei WooCommerce funktioniert die Kommunikation in diesem Projekt in beide Richtungen: Die Python-Anwendung liest zunächst die benötigten Bestellungen aus den drei Shops ein. Nach erfolgreicher Bearbeitung schreibt sie den neuen Status wieder an genau den Shop zurück, aus dem die Bestellung stammt.
Damit ist der Vorgang nicht nur innerhalb der eigenen Anwendung abgeschlossen. Auch im jeweiligen WooCommerce-System steht die Bestellung anschließend automatisch auf „abgeschlossen“.
Über die REST-Anbindung von cituro werden zusätzlich die Termine eines definierten Zeitraums abgerufen. Stattgefundene Termine können dadurch direkt als Grundlage für die automatisierte Erstellung von Honorarrechnungen verwendet werden.
Die Schnittstelle wird damit zur Verbindung zwischen vorhandener Standardsoftware und einer individuell auf den tatsächlichen Arbeitsablauf zugeschnittenen Anwendung.
Eine Python-Anwendung als zentrale Schaltstelle
Die von SYNTRONIQ entwickelte Windows-Anwendung bündelt die Daten aus mehreren Systemen in einer gemeinsamen Arbeitsoberfläche. Der gewünschte Zeitraum kann frei gewählt werden, anschließend ruft die Software automatisch die zugehörigen Vorgänge ab.
Bei den WooCommerce-Shops werden die Bestellungen aus allen drei Installationen zusammengeführt. Sie können zentral kontrolliert und verarbeitet werden, ohne nacheinander mehrere WordPress-Backends öffnen zu müssen.
Parallel dazu können über die cituro-Schnittstelle die tatsächlich stattgefundenen Termine des gewählten Zeitraums übernommen werden. Aus diesen Daten werden die erforderlichen Honorarrechnungen automatisiert erzeugt.
Die Anwendung zeigt somit nicht nur Informationen an. Sie bildet einen tatsächlichen Geschäftsprozess ab: Daten werden aus vorhandenen Anwendungen übernommen, weiterverarbeitet und anschließend wieder an die benötigten Zielsysteme übergeben.
Drei Shops, eine Oberfläche
Bestellungen aus mehreren WooCommerce-Installationen werden zentral zusammengeführt.
Zeitraum frei wählen
Die Anwendung ruft gezielt nur die Vorgänge des benötigten Bearbeitungszeitraums ab.
Status zurückschreiben
Nach der Bearbeitung wird die Bestellung automatisch auch im richtigen WooCommerce-Shop abgeschlossen.
cituro-Termine übernehmen
Stattgefundene Termine werden automatisiert über die Schnittstelle abgerufen.
Honorarrechnungen erzeugen
Aus den Termin- und Leistungsdaten können die entsprechenden Rechnungen automatisch erstellt werden.
Buchhaltungsdaten weitergeben
Relevante Rechnungs- und Buchungsdaten werden strukturiert für DATEV vorbereitet.
Zwei Datenquellen – ein durchgängiger Büroprozess
Webshop-Bestellungen
Drei Webshops stellen ihre aktuellen Bestellungen bereit.
Daten werden gelesen und Änderungen wieder zurückgeschrieben.
Bestellungen werden geprüft, verarbeitet und abgerechnet.
Rechnungsdaten werden erstellt und der Vorgang abgeschlossen.
Die relevanten Daten stehen für die Buchhaltung bereit.
Honorarabrechnung aus cituro
Stattgefundene Termine und Leistungsdaten liegen bereits digital vor.
Die Termine des gewählten Zeitraums werden automatisiert abgerufen.
Aus den vorhandenen Termindaten wird automatisch die Rechnung erzeugt.
Die aufbereiteten Rechnungsdaten werden an die Buchhaltung übergeben.
Rechnungen automatisch erzeugen statt Daten erneut erfassen
In vielen Unternehmen endet die Automatisierung genau dort, wo die Rechnungsstellung oder Buchhaltung beginnt. Daten liegen zwar bereits digital vor, müssen anschließend aber erneut übertragen, geprüft oder manuell in ein weiteres System eingegeben werden.
Das Beispiel cituro zeigt besonders deutlich, wie unnötig dieser Medienbruch sein kann: Wenn bereits bekannt ist, welcher Termin stattgefunden hat, welche Leistung erbracht wurde und wem diese Leistung zugeordnet ist, können diese Informationen unmittelbar für die Rechnungsstellung weiterverwendet werden.
Dasselbe Prinzip gilt für die Webshops. Kundendaten, Positionen, Beträge und Zahlungsinformationen sind bereits in WooCommerce vorhanden. Die Anwendung übernimmt sie, verarbeitet den Vorgang und stellt die Daten für die nachfolgenden Buchhaltungsprozesse bereit.
Die Übergabe an DATEV wird damit nicht als isolierter letzter Arbeitsschritt betrachtet, sondern als Teil eines durchgängigen digitalen Prozesses.
Ein Datensatz wird einmal erfasst und anschließend systematisch weiterverwendet.
Gute Büroautomatisierung automatisiert nicht den Menschen – sondern die Wiederholung.
Standardsoftware ist sinnvoll, solange der Standardprozess zum Unternehmen passt. Sobald jedoch mehrere Systeme zusammenspielen, entstehen häufig genau zwischen diesen Systemen manuelle Arbeitsschritte.
Eine gezielt entwickelte Anwendung kann diese Lücken schließen, ohne vorhandene Systeme ersetzen zu müssen. WooCommerce bleibt WooCommerce. cituro bleibt cituro. DATEV bleibt DATEV. Die Individualsoftware übernimmt den Datenfluss dazwischen.
Zeit sparen
Wiederkehrende administrative Arbeitsschritte werden reduziert.
Fehler vermeiden
Bereits vorhandene Daten müssen nicht erneut manuell übertragen werden.
Bestehende Systeme behalten
Vorhandene Anwendungen werden über Schnittstellen miteinander verbunden.
Prozesse vollständig abbilden
Daten können gelesen, verarbeitet und bei Bedarf wieder
an das Ausgangssystem zurückgegeben werden.
Die beste Automatisierung beginnt zwischen den Programmen
Das Zusammenspiel von drei WooCommerce-Shops, cituro, einer individuell entwickelten Python-Anwendung und DATEV zeigt, wie Büroautomatisierung in der Praxis aussehen kann.
Die Webshops kommunizieren über ihre REST API bidirektional mit der Anwendung: Bestellungen werden eingelesen, verarbeitet und anschließend im jeweiligen Shop automatisch als abgeschlossen gekennzeichnet.
Gleichzeitig werden aus cituro die tatsächlich stattgefundenen Termine übernommen und daraus automatisiert Honorarrechnungen erzeugt. Die relevanten Daten fließen anschließend in den Buchhaltungsprozess weiter.
Aus voneinander getrennten Arbeitsschritten entsteht damit ein zusammenhängender digitaler Workflow. Genau solche Schnittstellenlösungen sind für SYNTRONIQ besonders interessant: Technik soll nicht zusätzliche Arbeit erzeugen, sondern vorhandene Systeme intelligent miteinander verbinden.
Werden in Ihrem Büro Daten noch regelmäßig von einem Programm in ein anderes übertragen?
Dann lohnt sich ein Blick auf die vorhandenen Schnittstellen. SYNTRONIQ entwickelt individuelle Software- und Automatisierungslösungen, die bestehende Systeme sinnvoll miteinander verbinden.
